一、實施EHR的背景與目標(biāo)

    北京·松下彩色顯像管有限公司(以下簡稱BMCC)是中日合資的大型顯像管制造企業(yè)，自1987年成立之初，就著手建立人事管理體系。但這套體系基于傳統(tǒng)的人事管理思路，在日常管理中一直側(cè)重于工資管理和考勤管理。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，員工職位層次眾多，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)趨于復(fù)雜，企業(yè)發(fā)展對人力資源管理提出了越來越高的要求，迫切需要建立一套既適合中國特殊的人力資源管理環(huán)境，又具有現(xiàn)代管理理念的人力資源管理系統(tǒng)。

    2004年BMCC人力資源部根據(jù)公司的總體發(fā)展戰(zhàn)略，通盤考慮人力資源的關(guān)鍵問題，明確了人力資源管理信息系統(tǒng)項目方案(BMCC EHR)的總體目標(biāo)，通過選用外部基礎(chǔ)軟件，由其系統(tǒng)工程師與BMCC人力資源部管理人員通力合作共同完成了基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的EHR系統(tǒng)。BMCC EHR系統(tǒng)的總體目標(biāo)是：

    (1)通過實施EHR系統(tǒng)，優(yōu)化企業(yè)人力資源體系，根據(jù)本企業(yè)需求進(jìn)行個性化設(shè)計，將人力資源系統(tǒng)建成基于INTERNET技術(shù)架構(gòu)的核心信息系統(tǒng)。

    (2)通過多層次的人力資源管理信息資摞整合，實現(xiàn)對員工招聘、基礎(chǔ)信息、薪資福利、培訓(xùn)、績效評估、人才管理等環(huán)節(jié)的有效管理，使人力資源工作流轉(zhuǎn)自動化、業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、管理工作系統(tǒng)化。

    (3)通過有效利用EHR系統(tǒng)，為管理層和決策者提供真實、準(zhǔn)確的人力資源信息查詢與決策平臺。

    (4)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為員工提供各種形式的自助服務(wù)，實現(xiàn)信息共享，增加人力資源管理工作的透明度，提升員工的滿意度，引導(dǎo)全體干部、員工共同參與和執(zhí)行人力資源管理活動。

    (5)利用EHR，幫助人力資源管理人員從日常煩瑣的行政事務(wù)中解脫出來的，提高人力資源的整體工作效率，以利于他們更加關(guān)注戰(zhàn)略層面的人力資源管理工作，提升人力資源管理在企業(yè)戰(zhàn)略中的地位，并為實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)提供強(qiáng)有力的人力資源管理支持。

    二、BMCC EHR系統(tǒng)對提升企業(yè)管理的作用

    BMCC EHR系統(tǒng)開發(fā)平臺是一套基于大型數(shù)據(jù)庫(SQL SERVER)的系統(tǒng)，可以順利導(dǎo)人企業(yè)以前的數(shù)據(jù)庫歷史資料。通過一系列的可視化開發(fā)工具，實現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義、用戶輸入界面、用戶權(quán)限的分配以及輸出報表等，既能保證快速構(gòu)建滿足當(dāng)前需要，也能在今后進(jìn)行擴(kuò)展開發(fā)，適應(yīng)企業(yè)管理的發(fā)展需要，更便于企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、薪資結(jié)構(gòu)調(diào)整、薪資福利政策變動、公司規(guī)模變化等。

    系統(tǒng)從立項、軟件考察、需求分析到系統(tǒng)初步成型歷時六個月，試運(yùn)行三個月后正式開始使用。系統(tǒng)建設(shè)過程中，以順利完成實際工作為出發(fā)點，充分考慮了現(xiàn)代人力資源管理發(fā)展的新方向，涵蓋了現(xiàn)代人力資源管理的多種業(yè)務(wù)范疇，包括人力資源需求預(yù)測(人員計劃)、招聘中心、員工培訓(xùn)(職業(yè)生涯管理)、職位評估、獎勵懲罰、薪資福利、補(bǔ)充養(yǎng)老保險、成本中心等。各功能模塊可與Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)自由交換。主系統(tǒng)使用部門包括人力資源、行政、總務(wù)、財務(wù)等管理部門，實現(xiàn)數(shù)據(jù)多部門共享。

    BMCC現(xiàn)有職工5276人，人力資源部12名員工要負(fù)責(zé)整個企業(yè)的員工招聘、考核、合同管理、工資、培訓(xùn)等人力資源管理工作，在這些工作中，花費(fèi)時間最長、重復(fù)次數(shù)最多的就是考勤、工資和就餐管理。從實施EHR系統(tǒng)后的實際運(yùn)行情況看，目前效果明顯，以前煩瑣的考勤、薪資管理變得異常輕松，工作效率成倍提高，人力資源管理人員得以從日常事務(wù)中解脫出來，使他們有時間和精力將工作重點轉(zhuǎn)移到企業(yè)人才規(guī)劃、人才風(fēng)險管理、員工職業(yè)生涯規(guī)劃等深層次的人力資源管理。

    1.考勤、就餐管理

    在考勤管理方面，人力資源部每月需要對300個單位進(jìn)行考勤統(tǒng)計分析，而原系統(tǒng)在使用過程中發(fā)生很多問題，如考勤申報手續(xù)煩瑣，任務(wù)繁重；不支持網(wǎng)絡(luò)化，速度慢，不能實現(xiàn)信息共享；使用的條碼考勤卡，容易被復(fù)制，常常帶來管理上的混亂。新系統(tǒng)則采用無法復(fù)制的非接觸IC卡進(jìn)行刷卡考勤和就餐，員工的就餐時間即時反映，就餐次數(shù)匯總處理，統(tǒng)一提供。

    原考勤數(shù)據(jù)是打印在紙上，下發(fā)到各考勤單位，平時各基層單位無法查詢考勤數(shù)據(jù)，上報的考勤也只是寫在紙上。每月人力資源部在匯總時，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有的考勤報表計算有誤，不僅給匯總工作帶來許多麻煩，而且難以保證數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，更加無法滿足人力資源管理的更高要求。實施EHR系統(tǒng)后，每到一個考勤期(考勤時間設(shè)置為上月16日到當(dāng)月15日)結(jié)束后，考勤刷卡數(shù)據(jù)自動傳送到Auto Mail服務(wù)器上，由各單位考勤員通過網(wǎng)絡(luò)完成數(shù)據(jù)的下載，考勤處理后其數(shù)據(jù)自動匯總，然后上傳，人力資源部經(jīng)過審查后，導(dǎo)人數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中，大大縮短了考勤的匯總制作周期，減輕了人力資源部的勞動強(qiáng)度，而且減少了手工錄入數(shù)據(jù)的錯誤率，工作效率大為提高。

    2.薪資福利管理

    相對于擁有5000多人的現(xiàn)代化大型企業(yè)，BMCC原薪資管理系統(tǒng)顯得功能單一，當(dāng)進(jìn)行多類別人員的多次薪資發(fā)放時，計算起來非常困難，還經(jīng)常出現(xiàn)一些錯誤。而且原系統(tǒng)沒有社會保險項目和福利管理功能，不便于查詢相關(guān)的歷史數(shù)據(jù)，人力資源部常常因此投入大量的時間和精力。

    新系統(tǒng)可以自定義薪資類型，支持各不同薪資制度，實現(xiàn)多地區(qū)薪資發(fā)放，并根據(jù)薪資發(fā)放性質(zhì)，在首先遵守稅法的前提下，采用不同的計稅方法。例如，發(fā)放經(jīng)營者年終獎按全年進(jìn)行分?jǐn)傆嫸悾话l(fā)放雙薪按單獨納稅方法計算，做到合理合法納稅。其次，提供各種薪資成本分析、薪資報表、薪資歷史臺帳數(shù)據(jù)及提供養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險以及住房公積金的數(shù)據(jù)管理。

    對于員工的福利、宿舍及家屬信息進(jìn)行統(tǒng)一管理；員工商業(yè)保險，也可以通過EHR系統(tǒng)的福利管理功能來實現(xiàn)，從而使以前的零散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一管理。

    3.自助服務(wù)

    現(xiàn)代人力資源管理絕不僅僅是人力資源部門自己的事，而是全體公司干部、員工的工作，每一個管理干部都要進(jìn)行人力資源管理，每一個員工也都需要了解公司現(xiàn)行的人力資源管理。通過員工自助系統(tǒng)，能夠使人力資源管理更加方便和有效，使得人力資源管理延伸到普通員工，從而使人力資源部與管理者、管理者與員工、員工與人力資源部的溝通更加暢通、便捷。

    通過設(shè)置在食堂、廠區(qū)等4臺觸摸屏查詢機(jī)，員工可以自助完成進(jìn)行以下操作：查看實際刷卡時間、查看考勤申報情況；查看工資記錄，自助打印當(dāng)月工資條；查看人事政策和培訓(xùn)信息。其中工資記錄僅對員工本人開放。

    員工自助服務(wù)不僅增強(qiáng)了人力資源部的透明度以及與員工的溝通，而且以往員工頻繁向人力資源部詢問的事情大大減少，減輕了人力資源部的工作負(fù)擔(dān)。同時，管理者也可以通過該系統(tǒng)獲得及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了全員監(jiān)督和及時管理。員工自助還可以進(jìn)一步擴(kuò)展，配合公司ERP網(wǎng)上公文審批，充分提高工作效率。

    4.職業(yè)生涯管理

    員工管理是企業(yè)存在的源泉，并與企業(yè)的發(fā)展相互促進(jìn)，因此，為員工職業(yè)發(fā)展設(shè)置職業(yè)通道是人力資源部的一項重要任務(wù)。BMCC從新員工人廠開始，系統(tǒng)記錄新員工的工作意向。從離職員工的離職談話入手，了解并記錄離職員工的層次、年齡、離職原因等，以便于人才預(yù)警分析。通過對在職員工提供多層次的培訓(xùn)和詳細(xì)記錄(包括培訓(xùn)對象、內(nèi)容、時間、地點、參加人員等)，使員工迅速找到自己的職業(yè)目標(biāo)，為未來工作提供現(xiàn)實的選擇。

    三、實施EHR應(yīng)注意的幾個問題

    在BMCC開發(fā)和實施EHR系統(tǒng)的過程中，有以下一些體會：

    (一)實施EHR的三個必要條件

    1.公司決策層對項目的支持

    現(xiàn)代人力資源管理越來越受到公司管理層的重視，如果沒有管理層的支持，人力資源管理很難上升到企業(yè)的戰(zhàn)略層次。BMCC EHR系統(tǒng)從構(gòu)思階段就得到了公司領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，給予了強(qiáng)有力的支持，幫助人力資源部門理清了人力資源的管理思路。

    2.做好需求分析

    EHR系統(tǒng)是將優(yōu)秀的管理理念和方法，通過信息系統(tǒng)與企業(yè)實際需求相結(jié)合的產(chǎn)物，因此，EHR系統(tǒng)只是輔助人力資源管理的一種工具，它所體現(xiàn)的效用與企業(yè)的經(jīng)營管理水平密不可分，所以，企業(yè)在實施EHR之前，首先要明確企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，對人力資源管理的現(xiàn)狀要做客觀的分析和評價，只有從企業(yè)的實際情況出發(fā)，準(zhǔn)確定位，才能找到適合企業(yè)人力資源管理的解決方案。

    3.組織和思想上的準(zhǔn)備

    (1)從組織上保證項目的順利實施。成立項目實施小組，成員應(yīng)包括本企業(yè)人力資源主管、IT工程師、系統(tǒng)各相關(guān)模塊使用者、軟件公司的系統(tǒng)工程師等。

    (2)從思想上加深小組成員對項目的理解。通過實施項目動員，集思廣益，使工作定位清晰，大家目標(biāo)一致。

    (3)從功能上系統(tǒng)規(guī)劃各組成模塊。先做出業(yè)務(wù)流程圖，再通過標(biāo)準(zhǔn)模板組合、個性化設(shè)計開發(fā)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的順利完成。

    (二)選擇適合的軟件公司

    (1)目前市場上的HR軟件種類繁多，編制的語言和使用的基礎(chǔ)各有不同，因此選擇一款適合的基礎(chǔ)軟件至關(guān)重要，只有最適合自己企業(yè)的才是最好的。

    (2)要經(jīng)過充分的調(diào)研、論證，考察其軟件系統(tǒng)的使用狀況，穩(wěn)定性、靈活性、可擴(kuò)展性以及軟件的后續(xù)維護(hù)情況。基礎(chǔ)軟件的標(biāo)準(zhǔn)模板部分與企業(yè)的需求差距越小越好，這樣可以減少許多個性化設(shè)計，從而保證將資金和精力投入到最關(guān)鍵的地方。

    (3)要充分考察軟件公司的信譽(yù)度和技術(shù)實力，軟件公司的規(guī)模并非是越大越好，但他們的技術(shù)人員對軟件和人力資源管理必須十分熟悉，以便于溝通和實現(xiàn)目標(biāo)。

    (三)實施過程的監(jiān)控和反饋

    實施過程中系統(tǒng)工程師經(jīng)常按自己的習(xí)慣設(shè)計一些具體問題，有時考慮不到企業(yè)自身的特殊需求，因此，需要人力資源部隨時提出改進(jìn)建議和方案。另外，許多軟件公司不能充分預(yù)計工作量，尤其在提供個性化服務(wù)方面不盡人意，經(jīng)常不能按時完成。因此，人力資源部必須向軟件公司提出明確的需求，并將這些要求最好寫進(jìn)合同文本，使他們對工作量能夠有一個正確的估算，以避免發(fā)生不必要的糾紛，保證項目的如期完成。項目完成后，根據(jù)實施情況與軟件公司進(jìn)行技術(shù)合作，以確保EHR系統(tǒng)適應(yīng)人力資源管理不斷變化的需求。

    (四)系統(tǒng)必須具備的功能特性

    基于企業(yè)人力資源管理的目前需求和未來需求，EHR系統(tǒng)必須具有以下功能特性：

    1.靈活性：自定義業(yè)務(wù)工作流程、功能模塊、報表、計算公式、數(shù)據(jù)表(薪資項目)、用戶界面、能創(chuàng)建任意格式的輸出、查詢等。

    2.擴(kuò)展性：前臺應(yīng)用與后臺定義的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)無關(guān)，使得系統(tǒng)容易擴(kuò)展，實現(xiàn)更多功能。

    3.開放性：用戶能夠自由的改變業(yè)務(wù)規(guī)則。當(dāng)國家和企業(yè)的制度有變化，系統(tǒng)能夠及時的更新，無需重新設(shè)計，避免企業(yè)重復(fù)投資。

    4.安全性：數(shù)據(jù)存儲安全包括信息傳遞的安全，信息變動的安全，數(shù)據(jù)的備份與災(zāi)難恢復(fù)。

    5.集成性：與其他MIS系統(tǒng)有著良好的數(shù)據(jù)傳輸接口，與MS office系統(tǒng)能進(jìn)行完美的數(shù)據(jù)交換。